Escrito por En un mundo cada vez más digitalizado, la comunicación y la organización interna son claves tanto en empresas como en centros educativos. En este contexto, las intranets se posicionan como herramientas valiosas para facilitar la gestión, el acceso a la información y la colaboración. Pero, ¿qué es exactamente una intranet y cómo puede beneficiar a un colegio o instituto?
¿Qué es una intranet?
Una intranet es una red privada de comunicación interna, accesible solo para los miembros de una organización. A través de ella se puede compartir información, documentos, herramientas, calendarios, foros, y mucho más. Aunque su apariencia puede recordar a la de un sitio web, su acceso está restringido y su objetivo es mejorar la eficiencia operativa interna.
¿Para qué se usa una intranet?
A raíz de mi experiencia en distintas empresas u organizaciones, he visto qué uso se le ha dado a las intranets y la importancia de las mismas.
En el entorno empresarial, las intranets son fundamentales para:
- Centralizar la información interna (normativas, manuales, noticias…)
- Facilitar la comunicación entre departamentos
- Gestionar proyectos y tareas
- Acceder a herramientas corporativas
- Automatizar procesos como solicitudes de vacaciones, control horario o informes
Software y soluciones comunes para crear intranets
Hay muchas formas de construir una intranet, desde soluciones listas para usar hasta desarrollos personalizados:
- Microsoft SharePoint: muy extendido en entornos corporativos, permite crear portales con integración en Microsoft 365.
- Google Workspace + Sites: solución más ligera, con buena integración entre herramientas colaborativas.
- WordPress con plugins específicos: como BuddyPress o WP ERP, permite crear espacios privados y colaborativos.
- Software propietario: como Happeo, Igloo, Bitrix24, entre otros.
- Desarrollos a medida: especialmente en grandes organizaciones con necesidades específicas.
- Servicios web en la nube: muchas plataformas ofrecen ya entornos listos, seguros y escalables.
¿Y en un centro educativo?
En mi corta experiencia en un centro educativo he podido constatar la importancia de implantar una intranet. También sé, por otras fuentes, que es muy común que la información en un centro no esté centralizada o claramente identificable.
¿Cuántas veces no sabe uno donde encontrar ese manual que crearon desde dirección? ¿O ese procedimiento que indica como solicitar una ausencia?
Realizando un pequeño análisis de situación en diferentes centros, me he encontrado diferentes soluciones. La más común, creo, es tener alguna carpeta en Drive con infinidad de sub carpetas y documentos sueltos con distintos procesos. Por suerte, en el nuestro, se trabaja bajo un sistema de Calidad que permite que la información esté, más o menos ordenada. Algún día hablaremos sobre Drive y recomendaciones de su uso (¡apuntado!). En otros casos se usa la herramienta Classroom para organizar la información. Y, por último, centros donde la información va de boca en boca y de documento en papel en documento en papel, vamos, un despropósito.
En nuestro caso, y siempre con la máxima (ya comentado en varias ocasiones) de crear algo sencillo, que cubra necesidades y que sea mantenible y mejorable fácilmente, se optó por crear una pequeña intranet con la herramienta Sites de Google Workspace. Con esta herramienta se puede controlar de manera muy sencilla quién puede y quién no puede acceder (principalmente, solo permitir el acceso a personas con una cuenta del centro). Es cierto que los componentes visuales no permiten hacer grandes virguerías, pero suficiente para cubrir necesidades.
Nuestra intranet cuenta con las siguientes secciones:
Operativa
Aquí tenemos tantos accesos directos (simples botones) como procedimientos haya definidos en el centro (muy relacionado con la entrada Procesos y automatizaciones con Google Apps Script de hace unos días). Aquí tenemos algunos ejemplos:
- Solicitud de permisos y justificación de ausencias
- Crear incidencia o petición al departamento TIC
- Notificar un cambio de distribución de aula
- Solicitud de actividad extraescolar
- Solicitud de libro a la biblioteca
Cada botón ejecuta una acción (enviar correo, abrir un formulario, etc.), según se haya definido el proceso.
Documentación
Sabemos que en un centro existen multitud de documentos con normativas y distinta información. Estos documentos suelen estar repartidos entre carpetas, en el archivo de cada departamento o en un correo que envió hace 3 años la directora.
Aquí tenemos algunos ejemplos:
- Formaciones: todos los documentos de las formaciones impartidas en un mismo lugar
- Planos del centro
- Documento de acogida para los alumnos
- Documento de alerta escolar
- Documento para los profesores nuevos
Calendarios
Normalmente, existen dos calendarios importantes para los docentes:
- Calendario oficial de cada comunidad autónoma, que marca el inicio, el fin y los festivos nacionales, autonómicos y locales
- Calendario del centro con los días no lectivos propios y con eventos importantes
En este último caso, disponemos de algunos calendarios adicionales vinculados a ciertas comisiones, como la de extraescolares, medio ambiente o salud.
Puede todo esto se pinta en esta sección para que el docente sepa en cada momento qué está ocurriendo y qué ocurrirá en el centro y que pueda afectarle.
Accesos directos
En esta sección tenemos una retahíla de accesos directos a páginas de interés como:
- Herramientas de Google (o del software que use el centro)
- Aplicación educativa oficial de cada comunidad
- Portal del personal docente
- Web del centro
- Software de control de dispositivos
- Herramientas varias: Canva, ChatGPT, etc.
Noticias y comunicaciones
Puede también existir una sección donde ir creando noticias internas que sea de interés para el equipo docente y directivo del centro. Además de poder indicar comunicaciones importantes tanto internas como externas (recibimos cada día correos que se reenvían a todo el claustro con cursos o eventos de empresas o entidades).
Conclusión
Como veis, una intranet puede ser muy útil para un centro educativo. Evidentemente, puede sonar muy idílico y se requiere tiempo y conocimiento para poder llevarlo a cabo, situación que no todos los centros tienen. Por ello siempre abogaremos por la profesionalización del perfil del Coordinador TIC dada su importancia.
En vuestro centro, ¿disponéis de intranet o algo que se le parezca? ¿Con qué tecnología lo habéis desarrollado? ¿Qué otros usos le dais?
¡Dejad en comentarios vuestras opiniones y experiencias!